Wat is werk naast het werk?

Werk naast het werk is het terugkerende werk rond het werk waar je klant voor betaalt. Denk aan offertes voorbereiden, aanvragen opvolgen, de planning maken, facturen versturen, herinneringen sturen en vragen van je team beantwoorden. Het moet gebeuren, maar klanten betalen er niet direct voor. Het komt elke week terug, groeit mee met elke klant en collega, en landt vaak bij één persoon, niet zelden de ondernemer zelf. Het vak zelf hoort er niet bij.

Wat is het verschil tussen het werk en het werk naast het werk?

In een bedrijf zijn er twee soorten werk. Het eerste is het werk waar klanten voor komen: de klus, het advies, het product. Daar stuur je een factuur voor, en daarvoor heb je het bedrijf ooit opgezet.

Het tweede zit eromheen. Voordat de klus begint, moet iemand de aanvraag beantwoorden en een offerte maken. Tijdens de klus wordt er gepland en afgestemd. Daarna volgen de factuur, soms een herinnering, en de vraag of de klant nog iets nodig heeft. Tussendoor wil je team weten waar iets staat, wat er met een klant is afgesproken of hoe iets de vorige keer ging.

Dat tweede soort werk noemen we het werk naast het werk. Het is geen bijzaak: zonder offertes komt er geen opdracht binnen en zonder facturen geen geld. Maar het is niet waar je klant voor betaalt.

Drie kenmerken maken het herkenbaar:

• Het komt terug, elke dag of elke week.
• Het landt vaak bij dezelfde persoon. Wie het overzicht heeft, krijgt de vragen. In een klein bedrijf is dat vaak de eigenaar.
• Je merkt het pas als het blijft liggen. En dan merk je het aan het geld: de aanvraag die niemand opvolgde, de factuur die drie weken bleef liggen.

In een urenberekening zie je een deel ervan terug als indirecte uren: tijd die je aan je bedrijf besteedt en niet aan een klant kunt doorberekenen. Wat die uren niet laten zien, is de aandacht die het kost, en wat er blijft liggen als niemand eraan toekomt.

Welk werk hoort erbij?

Het valt uiteen in zes soorten. Niet elk bedrijf heeft ze allemaal, en hoe zwaar elke soort weegt, verschilt per bedrijf.

• Voorbereiden: een offerte maken, een voorstel schrijven, een planning opzetten.
• Opvolgen: aanvragen beantwoorden, klanten nabellen die stilvielen, herinneringen sturen.
• Plannen en afstemmen: afspraken maken, bepalen wie wat doet, wijzigingen doorgeven.
• Afronden en factureren: facturen maken en controleren, betalingen nalopen.
• Informatie zoeken en doorgeven: terugkerende vragen van je team beantwoorden, gegevens van het ene systeem in het andere overnemen.
• Controleren: de vaste checks die elke week terugkomen, zoals openstaande posten of de planning van volgende week.

Een deel hiervan zijn administratieve taken, zoals factureren en controleren. Maar wie het tot administratie beperkt, mist de opvolging, de planning en de vragen van het team. Die tellen net zo goed mee, en ze zijn lastiger te zien, omdat ze op geen enkele takenlijst staan.

Veel van dit werk bestaat uit repetitieve taken: steeds dezelfde handelingen, met telkens andere namen, bedragen en data. Dat maakt het saai om te doen, maar ook goed te beschrijven.

Wat hoort er niet bij?

Niet alles wat tijd kost, is werk naast het werk.

Het vak zelf

De klus uitvoeren, het advies geven, het product maken: daar betaalt de klant voor. Ook als het veel tijd kost of vervelend is, is het geen werk naast het werk. Het is het werk.

De mensen die het doen

Het gaat om het werk zelf. De collega die altijd de vragen beantwoordt, is niet het probleem. Het probleem is dat die vragen steeds opnieuw bij die collega terechtkomen, omdat de antwoorden nergens anders te vinden zijn.

Regeldruk

Regeldruk is volgens het Adviescollege toetsing regeldruk "het effect dat verplichte regelgeving heeft op burgers en bedrijven" (ATR). Denk aan aangiftes en verplichte rapportages. Dat werk komt ook terug en hoort er ook bij, maar het begrip regeldruk is smaller. Kosten die een bedrijf in eigen belang maakt en ook zonder verplichting zou maken, vallen er uitdrukkelijk buiten (Handboek Meting Regeldrukkosten 2026). Een offerte, een opvolgmail of een planning maak je ook zonder enige regel. Die vallen buiten regeldruk, maar horen wel bij het werk naast het werk.

Overbodig werk

Werk naast het werk moet gebeuren. Je kunt het niet schrappen. Wel kun je kiezen wie het doet, en of het steeds bij één persoon moet landen.

Eenmalig werk

Wat één keer voorkomt, zoals een verhuizing of een nieuwe website, is een project. Het gaat juist om werk dat blijft terugkomen.

Waarom blijft dit werk zo onzichtbaar?

Zolang het loopt, valt het weinig op. Er staat geen regel voor op de factuur, en in de planning staat het meestal niet als taak. Pas als iets blijft liggen, wordt het zichtbaar.

Onderzoekers kennen dit verschijnsel al langer. De socioloog Anselm Strauss beschreef in 1985 dat taken en mensen niet vanzelf op elkaar aansluiten. Iemand moet ze op elkaar afstemmen, en dat afstemmen is zelf werk. Hij noemde het articulation work (Strauss, 1985). In een later artikel noemt hij secretaresses op onderzoeksprojecten onmisbare coördinatoren, die veel van dat werk doen zonder dat iemand het ziet (Strauss, 1988).

Werk naast het werk is verwant aan dat begrip, maar breder: naast het afstemmen horen ook offertes, facturen en controles erbij. Wat Strauss beschrijft, geldt hier ook. Werk dat nodig is om het werk te laten lopen, blijft makkelijk buiten beeld.

Daar komt bij dat dit werk vaak begint met zoeken. Voordat je een offerte kunt maken of een vraag kunt beantwoorden, moet iemand de informatie bij elkaar halen: uit de mail, uit het boekhoudpakket, uit het hoofd van een collega. Alles is te vinden, maar alleen als iemand het gaat halen. Dat zoekwerk staat op geen enkele lijst.

En het groeit mee. Elke nieuwe klant brengt aanvragen, afspraken en facturen mee, en elke nieuwe collega brengt vragen mee.

Hoe herken je het in je eigen bedrijf?

Je hebt geen urenregistratie nodig om het te zien. Let een week lang op deze signalen:

• Je doet iets voor de derde keer deze week, op dezelfde manier.
• Je begint met zoeken: in je mail, in een map, bij een collega.
• Er wacht iets op jou: een offerte die jij moet nakijken, een vraag die alleen jij kunt beantwoorden.
• Je schrijft dezelfde mail opnieuw, met andere namen en bedragen.
• Iets loopt alleen door als jij er bent. Ben je een week weg, dan blijft het liggen.
• Je zit 's avonds aan werk waar geen klant om vroeg.

Schrijf bij elk signaal op om welk werk het ging. Eén signaal zegt weinig. Komen er meer samen bij hetzelfde werk, dan heb je een stuk werk naast het werk gevonden dat het waard is om beter te bekijken. Kijk in de sectorcheck wat er in jouw sector nog met de hand gaat.

Wat heeft het met AI te maken?

Niet alles hoeft naar AI. Soms is het genoeg om een taak anders te verdelen, of om informatie waar steeds naar gezocht wordt een vaste plek te geven. Soms volstaat gewone automatisering met vaste regels.

AI komt in beeld bij werk dat begint met minder vaste invoer, zoals een mail, een aanvraag of een document, en waar een eerste versie gemaakt moet worden: een concept-offerte, een antwoord op een klantvraag, een herinnering. AI kan die eerste versie voorbereiden. Jij kijkt ernaar en verstuurt. Zo blijft het besluit bij jou, en hoeft het werk niet steeds bij jou te beginnen.

De volgorde doet ertoe. Maak eerst zichtbaar welk werk tijd en geld kost, en kies pas daarna wat je aanpakt en hoe. Welk stuk je als eerste neemt, lees je in Welk proces automatiseer je als eerste?

Wil je dat iemand met je meekijkt? Een AI-nulmeting brengt je bedrijf in kaart en levert een doorgerekend plan en een volgorde op. Het is nog geen werkend systeem. Wil je eerst je eigen situatie bespreken, plan dan een kennismaking van 30 minuten.