Welk proces automatiseer je als eerste?

Het proces dat je als eerste automatiseert, komt vaak terug, volgt vaste regels en verloopt elke keer ongeveer hetzelfde. Er zijn weinig uitzonderingen, de invoer is digitaal en een fout kost weinig, omdat iemand het resultaat controleert voordat het de deur uitgaat. Begin klein, met het vaste stuk werk dat je het makkelijkst kunt beschrijven en controleren. Een groot prestigeproject past daar slecht bij.

Steeds meer bedrijven gebruiken AI. Volgens voorlopige cijfers van het CBS deed in 2025 17 procent van de bedrijven met twee of meer werkzame personen dat, tegen 8 procent in 2023. Bij bedrijven met 2 tot 10 werkzame personen was het 14 procent (CBS, 2025). Welk proces je zelf als eerste automatiseert, is daarmee nog niet gezegd.

Een goede plek om te zoeken is het werk naast het werk: het terugkerende werk rond de klus waar je klant voor betaalt. Denk aan offertes voorbereiden, aanvragen opvolgen, facturen controleren en vragen van je team beantwoorden. Dat werk moet gebeuren, maar klanten betalen er niet direct voor. Daar zoek je een proces dat vaak genoeg terugkomt om verschil te maken en klein genoeg is om goed te onderzoeken.

Aan welke signalen herken je een goed eerste proces?

Onderzoek naar procesautomatisering noemt steeds dezelfde kenmerken (Syed e.a., 2020). Een kandidaat hoeft niet op elk punt goed te scoren. Hoe meer ervan kloppen, hoe beter de kandidaat.

Het komt vaak terug

Werk dat één keer per kwartaal voorbijkomt, levert weinig op als je het automatiseert. Werk dat elke dag of elke week terugkomt wel: kleine vertragingen en fouten stapelen zich daar op, en een verbetering merk je snel. Tel over de afgelopen weken hoeveel offertes, opvolgmails, factuurcontroles of vragen van je team er waren.

Het volgt vaste regels

Als je de stappen kunt opschrijven als regels, kun je ze ook laten uitvoeren of voorbereiden. Werk dat oordeel lijkt te vragen, blijkt vaak toch in regels te vangen zodra iemand het opschrijft. Vraag je af welke stappen altijd hetzelfde zijn, ook als iemand anders het werk doet.

Het verloopt elke keer hetzelfde

Een stabiel proces kun je doorgronden, testen en daarna laten lopen. Juist bij je eerste automatisering telt dat. Is het proces de laatste tijd omgegooid door nieuwe afspraken of andere software, wacht dan tot het weer vastligt.

Er zijn weinig uitzonderingen

Als het grootste deel van de gevallen dezelfde route volgt, richt je je op dat vaste deel. Elke uitzondering die je wilt meenemen, maakt het werk groter. Loop de laatste twintig gevallen na en tel hoeveel er afweken.

De invoer is digitaal en consistent

De kwaliteit van de invoer bepaalt of het resultaat bruikbaar is. Komen de gegevens binnen via formulieren, vaste velden of sjablonen, of kun je ze exporteren? Of moet iemand ze eerst uit een mail of een telefoongesprek halen? Hoe minder er uitgezocht moet worden, hoe beter.

Het is foutgevoelig handwerk tussen systemen

Waar mensen gegevens overnemen van het ene systeem naar het andere, ontstaan fouten en vertraging. Let een dag op waar mensen kopiëren, plakken, overtypen en "even checken". Die plekken zijn vaak goede kandidaten, mits de stappen zelf helder zijn.

Je weet wat het nu kost

Kun je ruwweg uitrekenen hoeveel tijd het handwerk nu kost, dan kun je later ook zien of een verbetering iets oplevert. Kies daarbij een kleine, haalbare winst, geen groot prestigeproject.

Een fout kost weinig

Vraag je af wat er gebeurt als het resultaat niet klopt. Een verkeerd intern overzicht is snel hersteld, een verkeerde mail aan een klant niet. Hoe lager de kosten van een fout, en hoe makkelijker iemand kan meekijken voordat het resultaat verder gaat, hoe geschikter het proces is om mee te beginnen.

Iemand is eigenaar

Er moet iemand zijn die het proces kent, de kandidaten kiest en weet wie de uitkomst controleert. De mensen die het werk uitvoeren, weten vaak het best welke taken in aanmerking komen, dus betrek ze bij de keuze. Leg ook vast wie verantwoordelijk is als er iets misgaat.

Wanneer begin je beter niet met een proces?

Een proces kan vaak terugkomen en toch een slechte eerste keuze zijn. Begin er niet mee als:

• het vaak verandert of veel varianten kent. Dan wordt je eerste automatisering vooral onderhoud.
• uitzonderingen eerder regel dan uitzondering zijn. Een zeldzame uitzondering laat je beter bij een mens; dat is goedkoper dan hem proberen te automatiseren.
• het proces zelf niet goed loopt, of al jaren niet tegen het licht is gehouden. Als je een omslachtig proces automatiseert, heb je daarna een snel omslachtig proces. Verbeter het dan eerst.
• er veel subtiele oorzaak en gevolg in zit. Dan is de kans groot dat het resultaat steeds hersteld moet worden. Begin liever met iets van lage tot gemiddelde complexiteit.
• de invoer onvolledig of rommelig is. Dan komt er herstelwerk bij in plaats van af.
• een fout duur is, of een besluit uitlegbaar moet zijn.
• het om persoonsgegevens of gevoelige informatie gaat in een tool die niet aan de AVG voldoet. Regel eerst hoe je met die gegevens omgaat.

Hoe vergelijk je twee of drie kandidaten?

Zet je kandidaten naast elkaar, bijvoorbeeld offertes voorbereiden, aanvragen opvolgen en factuurcontroles. Loop ze samen met de mensen die het werk nu doen langs dezelfde vijf vragen:

1. Waar komt de invoer vandaan, en is die digitaal en consistent?
2. Welke stappen zijn standaard, en welke vragen echt eigen oordeel?
3. Hoe vaak wijkt het af, en wie handelt een afwijking af?
4. Wat kost een fout: een kleine correctie, of een verkeerd besluit dat al naar buiten is?
5. Wie controleert het resultaat voordat het naar een klant of de administratie gaat?

Kies de kandidaat die je bij vraag 1 en 2 het snelst kunt beschrijven, en waarbij vraag 4 en 5 een geruststellend antwoord opleveren. Twijfel je tussen twee, neem dan de kleinste.

Stel dat je twijfelt tussen offertes voorbereiden en aanvragen opvolgen. Als elke offerte begint bij een gesprek en een paar losse notities, en er per klant veel verschilt, is de invoer lastig en het oordeel groot. Als aanvragen via een formulier binnenkomen, de opvolging steeds dezelfde stappen volgt en iemand de mail naleest voordat die weggaat, scoort het opvolgen op vraag 1, 2 en 5 beter. Dan is dat de logische eerste kandidaat. In jouw bedrijf kan het precies andersom uitvallen. Daarom loop je de vragen langs je eigen processen, niet langs een voorbeeld.

Hoe maak je de keuze in de praktijk?

Met deze stappen kies je het eerste proces om te automatiseren. Je hebt er geen software voor nodig, alleen een lijst en de mensen die het werk doen.

1. Schrijf een week lang op welk terugkerend werk er naast het werk voor klanten gebeurt. Noteer ook wie het doet en hoe vaak.
2. Streep weg wat vaak verandert, veel uitzonderingen heeft of met gevoelige gegevens werkt waarvoor de AVG nog niet geregeld is.
3. Kijk bij wat overblijft of het proces zelf goed loopt. Verbeter eerst wat omslachtig is.
4. Houd twee of drie kandidaten over en loop ze langs de vijf vragen hierboven.
5. Spreek af wie eigenaar is en wie het resultaat controleert.
6. Begin met het kleinste stuk dat werkt, en breid pas uit als dat goed loopt. Denk groot, maar begin klein.

Wat verandert er als AI het werk voorbereidt?

De meeste criteria hierboven komen uit onderzoek naar automatisering met vaste regels, waarbij gestructureerde invoer een voorwaarde is. Soms volstaat zo'n gewone automatisering, en is AI niet nodig. AI kan wel een eerste versie maken uit minder vaste invoer, zoals e-mails en pdf's: een offerteconcept, een antwoord op een klantvraag, een samenvatting voor de administratie.

Dan tellen vooral twee vragen. Wat kost een fout, en wie controleert het concept voordat het de deur uitgaat? Generatieve AI is goed in eerste versies, en het besluit blijft bij een mens. Leg daarom vooraf vast wie de uitvoer controleert en wie verantwoordelijk is voor fouten.

Zo werkt Greep ook: de AI bereidt het werk voor, jij verstuurt het en kunt het altijd nog intrekken. Een goed eerste proces is dan een proces waarin de AI een concept klaarzet en jij of een collega de laatste blik geeft.

Welke fouten worden vaak gemaakt?

• Het huidige proces één op één automatiseren, met alle omwegen erin. Verbeter eerst, automatiseer daarna.
• Beginnen met een groot prestigeproject. Begin met kleine taken met weinig risico, voordat je een heel proces van begin tot eind aanpakt.
• Honderd procent willen automatiseren. Het vaste deel automatiseren en de zeldzame uitzonderingen bij een mens laten, is goedkoper dan ook de laatste uitzondering willen vangen.
• Eerst de businesscase schrijven en dan een proces zoeken. Kies je het juiste proces, dan volgt de businesscase vanzelf.
• Een proces kiezen dat te moeilijk is. Als het eerste project vastloopt, haken de mensen die ermee moeten werken af.
• Wat de AI aanlevert als eindproduct behandelen in plaats van als concept. Neem het niet klakkeloos over.

Heb je een kandidaat, maar twijfel je of het de goede is? Een AI-nulmeting brengt je bedrijf in kaart en levert een doorgerekend plan en een volgorde op. Het is nog geen werkend systeem. Wil je eerst zelf zien wat er in jouw sector nog met de hand gaat, doe dan de sectorcheck. En wil je je eigen situatie bespreken, plan dan een kennismaking van 30 minuten.